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用友U8年结最详细的操作步骤及常见问题汇总

文末提供详细年结教程PPT下载。

年度结束时,我们需要建立一个新的年度账,并将上年的相关数据(如余额、档案等)结转到新的年度账中去。

主要内容

1. 年度结转整体流程

2. 年度结转前的准备工作

3. 年度结转的具体操作方法

4. 年结中可能出现的问题及解决方法

5. 新年度数据的调整

6. UFO报表新年度调整

7. 用友U8的年末结转规则

一、年度结转整体流程

年度结转整体流程分为以下四个部分:

1 准备工作:

1.1 各模块业务检查:对各模块进行年末结账前的业务检查,软件中对于年末结账的要求会比月末结账略有不同。

1.2 对除总账、工资、成本管理外各模块年(月)末结账:成本管理与总账进行月末结账时,要求工资管理系统结账,但工资管理系统必须通过结转年度账来进行12月月末结账。所以只能对除这三个系统以外的其他系统进行月末结账。

1.3 对账套数据进行备份。

2建立新年度账:进行新年度账的建立

3 结转上年数据:

3.1 对各模块数据进行结转上年数据的操作。

3.2 结转供应链、工资管理系统等

3.3 进行成本管理、总账系统12月月末结账。

3.4 结转成本管理、总账系统。

4 数据调整

4.1 调整期初数据

4.2 调整科目设置

二、年度结转前的准备工作

年度结转前一般需做的准备工作有:

1 分模块的业务检查:对各模块进行业务检查,确保符合平时月末结账要求。 某些模块对于12月底年末结账时的特殊要求如下1.1 总账系统:确定12月份对账正确

1.2 工资管理系统:工资管理系统12月末不需做月末处理,若进行月末处理的操作,系统会提示进行上年数据结转操作,做完结转上年数据后,工资系统自动结账。

1.3 固定资产系统:

1.3.1 即使在选项中设置了“月末结账前不需完成制单业务”,在12月末结账时,若有未制单的业务,系统也会提示“制单业务未完成,不能进行第12个会计期间的月末结账”,要求把所有的制单业务完成。

1.3.2 如确实不需制单,则在批量制单中把所有需制单的信息删除。否则系统不予结账。

1.4 成本管理系统:要求除总账、存货外的其他模块必须结账后,方可进行月末结账。则12月末,工资未做结转下年前,成本管理不可以做12月结账。

1.5 销售管理系统

1.5.1 在年末结账时,要所有的单据已审核

1.5.2 销售管理系统在年末结账时若有未开发票的发货单,系统会给出提示“[目前尚存在未开票的发货单],是否继续进行月末结账?如果否,可以进行批量关闭。”,若确定发货单本年不再发开票,点击“是”继续。请根据实际情况选择处理。

1.6 库存管理系统:有未审核的单据时,不可以年末结账

1.7 存货核算系统:

1.7.1 若有采购暂估处理业务没有结束,系统不允许进行12月的期末处理

1.7.2 若有相关单据未生成凭证,系统提示“尚有单据未生成凭证,12月结账后将不能再生成凭证!确认进行12月结账吗?”

若确认,当年未生成凭证的单据即不可再生成凭证,也不会转到下年。

2 除总账、工资、成本管理外各模块年(月)末结账

3.数据备份

您在进行年度结转工作之前,需要进行必要的数据备份工作,以确保数据的安全

数据备份分为账套备份与年度账备份

账套:在用友软件系统中,一个账套即为一个单独核算的主体 ; 最多可创建999个账套

年度账:每个账套中可以存放多个年度的会计数据,即年度账.账套已使用几个年度,即拥有几个年度账,各个年度账分不同的数据库存放

3.1 账套备份

3.1.1 在系统管理中以系统管理员(Admin)注册,在“账套”菜单下的“输出”进行备份。此备份为该帐套所有年度的数据完整备份。

3.1.2 一般在建年度帐前后,及结转数据前后各自都做一次备份最佳共3-4次。可避免在建年度帐时及结转年度数据时出现的一些不可逆转的错误。

3.2 年度账备份

3.2.1 在系统管理中以账套主管注册在要进行备份的账套,在“年度账”菜单下的“输出”进行备份。此备份为该帐套该年度的一个单独备份。

3.2.2 如帐套年度较多时,数据备份慢且占硬盘空间较大。对于日常备份可选择年度备份。

三、年度结转的具体操作方法

1、 年度账建立:是在已有上年度账套的基础上,通过年度账建立,自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。

操作步骤:

1) 账套主管的身份注册,选定需要进行建立新年度的账套和会计年度选:上年的时间,系统会有时间提示,操作日期为当前进入系统管理界面。

例如:需要建立999演示账套的2012新年度账,此时就要注册999账套的2011年度账。

2)在系统管理界面单击【年度账】–【建立】菜单,进入建立年度账的功能。

3)系统弹出建立年度账的界面,它中有两个栏目“账套”和“会计年度”,都是系统默认,不能进行修改操作。

4)系统提示“确认建立[2012]年度账吗?”点击“是”。

5)系统提示正在传递基础数据表6)系统提示建立年度:[2012]成功”。

2、 结转上年数据:是指将上年度中的所使用模块的余额及其他数据信息结转到新年度账中。

操作步骤:

1) 以账套主管的身份选定账套注册登录,进入系统管理界面。注:此时注册的年度应该是需要进行结转的年度,如需要将2011年的数据结转的2012年,则需要以2012年注册进入。

2)在系统管理界面单击【年度账】的下级菜单【结转上年数据】,点击相应模块结转功能进行上年数据的结转。

3)各相关模块确认后,有各相关模块的系统检查和提示,由于各模块的内容不同,所以检查和提示的内容也不尽相同。

各模块的结转相关说明:

1)各模块结转可依照年结菜单,由上至下依次进行结转。

2)若同时使用合同管理模块与应收应付模块,应先结转合同管理模块。

3)因成本管理模块要求除总账、存货以外其他模块结账后,方可进行结账,工资模块结转后,方可进行成本模块的12月月末结账。

4)结转完工资管理模块及成本管理模块后,进行总账模块12月份月末结账后方可进行总账系统的结转。

全部模块结转完毕后,请检查结转后的期初余额与上年期末余额的数据是否一致。确定无误后,方可进行下一年度业务的操作,以免之后再发现错误,造成更改的复杂性。

四、年结中可能出现的问题及解决方法

年结后,若发现数据有错,建议是引入结转前的备份,调整错误重新结转。

在进行年度结转的过程中,不可随意终止年度结转任务,以免引起数据紊乱

问题一:总账执行结转上年数据时,系统提示“为使用后的第一年,不需要执行上年结转!请将系统日期调整到所要结转的年度”。• 说明:总账结转上年数据时,计算机的系统时间应在新年度,否则系统不允许进行操作。

• 解决:将系统日期更改为新年度日期。

问题二:因某些原因,客户需要同时做新旧两个年度的业务处理,即旧年度数据不能进行结账,而新年度的业务又需要及时录入,如何解决?• 说明:年度结转的步骤是分为两大部分。– 1、年度账建立(结转档案)– 2、结转上年数据(结转余额)• 解决:– 总账系统可先进行年度账的建立,于新年度中进行新年度凭证数据的录入,但凭证不可记账。等旧年度数据确定结账后,再进行总账系统的结转上年数据。• 注意:新年度的档案信息不可进行更改,否则旧年度数据无法结转过来,若更改档案信息,则新年度期初数据必须手工录入。– 购销存系统可于旧年度中录入新年度的单据,单据日期为新年度即可,但单据不可审核,

问题三:进行完工资管理模块年度结转后,发现数据有错,删除年度账后再次结转,提示“上年数据已经结转”• 说明:数据库已经有结账标志。• 解决:将SYSTEM数据库中的UA_Account_sub一表中的bClosing字段中的内容由“1”改为“0”

五、新年度数据的调整内容包括

1 档案信息的删除:若要删除相关档案信息,必须要求相应的余额为“0”,以及没有做任何相关的引用,否则系统不允许删除。

2 期初数据的更改

2.1 总账期初数据的调整:末级科目直接双击进入修改状态,进行余额修改.辅助科目双击进入辅助明细录入界面,进行修改。

2.2 库存期初数据的调整:直接进入库存管理系统期初结存界面中,点击修改后,进行数据修改.

2.3 存货期初数据的调整:直接进入存货核算系统期初余额界面中,进行数据修改,确认无误后进行记账.

3 总账系统科目的更改

3.1 增加下级科目方法一(适用于增加的下级科目设置与上级科目相同.如外币,辅助核算等)– 将所有打开的模块“退出产品”– 在会计科目档案中直接增加下级科目– 期初余额中调整数据。

方法二(适用于增加的下级科目设置与上级科目不同)– 将此科目的期初余额清空.– 在会计科目档案中直接增加下级科目– 期初余额中调整数据。注:方法一也适用于日常增加已使用科目的下级例:原科目3101实收资本只有一级.本年度欲将此科目增加一级,调整为两个明细科目310101个人投资310102国家投资(本例以方法一说明)

• 步骤如下a) 其他网络站点退出软件,并将本站点所有打开的产品模块退出。

b) 直接进入会计科目档案中点击增加,录入明细科目,点击确定。系统提示需增加的科目,上级已使用,若增加下级,则下级科目与上级科目的设置相同,点击“是”。

c) 增加界面中点击“下一步”。

d) 系统提示,此项操作不可恢复,确定继续点“是”。

e) 系统提示,增加成功。

f) 增加完会计科目后,进入期初余额中进行余额调整。

3.2 • 更改科目的辅助核算设置

3.2.1 辅助核算科目调整为非辅助核算科目

3.2.1.1 将原科目数据在期初辅助余额中删除

3.2.1.2 在会计科目档案中将辅助核算设置取消

3.2.1.3 在期初余额中录入科目期初数据

3.2.2 非辅助核算科目调整为辅助核算科目

3.2.2.1 将原科目数据在期初余额中清空

3.2.2.2 在会计科目档案中设置科目辅助核算项

3.2.2.3 在期初余额中录入期初辅助数据

六、UFO报表系统新年度调整

UFO报表中一个UFO报表文件中可以存放多个表页,但建议每一年度存放为一个文件,即一个文件内存放本年度的表页。•年末时,将UFO报表文件进行相应调整。

操作步骤

1)打开2011年报表(如“2011资产负债表”)。

2)单击“文件”菜单下的“另存为”,文件名改为2012年报表(如“2012资产负债表”)。

3)在数据状态下,单击“编辑”菜单下的删除表页,将上年度报表表页删除,并保存。

七、用友U8的年末结转规则

用友U8采购结转规则:

采购结转,需要结转下年的单据。

1、请购单,未关闭的单据,同时结转审批流信息。下年度的单据,同时结转审批流信息

2、采购订单:未关闭的单据,同时结转审批流信息;下年度的单据,同时结转审批流信息;当请购单结转时,请购单关联的采购订单结转,同时结转审批流信息

3、采购发票:期初或本年度非直运,未结算发票:期初或本年度直运,不是参照订单或销售发票的,发票数量大于合理损耗数量的,非费用存货发票;下年度发票

4、付款单:发票结转下年时,结转对应的付款单

5、采购结算单: 由存货核算进行年结,作为存货期初(bfirst=1), 这些期初结算单在下年度是看不见的。

6、到货单:采购订单结转时,对应的到货单;未完成入库的到货和退货单;需要质检,但未生成报检单的到货单;以后年度的到货单和退货单

7、入库单:期初或本年的,未完全结算的入库单;以后年度的采购入库单;

用友U8销售单据结转规则

1、销售报价单:未关闭的报价单,整单结转;下年度的报价单,整单结转;结转的销售报价单上有ATO件的,需要生产制造结转对应的客户BOM

2、销售订单:未关闭的销售订单,整单结转;下年度的销售订单,整单结转;为保证订单执行信息的完整性,已关闭的销售订单,如果参照生成的下游单据(发货单、发票)在《销售管理》中结转下年(不包括在其它系统结转,如存货核算、应收款管理等),则该销售订单也结转。结转的销售订单上有ATO件的,需要生产制造结转对应的客户BOM。

3、销售发货单:本年度的发货单,未关闭或未执行完毕(已开票完毕、已出库完毕、已记账完毕)销售发票结转,则结转对应的发货单;下年度的发货单(包括退货单、委托代销结算单、委托代销调整单等)整单结转,同时结转对应的发货单、销售订单;若委托代销发货单结转,则结转对应的委托代销结算单、委托代销结算价调整单

4、销售发票:下年度的销售发票,整单结转,同时结转对应的发货单、销售订单;本年度的发票不需结转;无订单的直运业务,直运采购发票未销售完毕时,结转直运采购发票;代垫费用单只结转下年度的;销售费用支出单全部结转

用友U8委外管理结转规则:

1、委外订单:未关闭的订单结转下年;下年度的单据结转下年;委外订单结转下年时,对应的到货单、入库单、出库单也要结转下年

2、委外到货单:委外订单结转下年时,对应的到货单结转下年;下年度的到货单和退货单结转下年;未完成入库的到货和退货单结转下年;需要质检,但未生成报检单的到货单结转下年

3、委外发票:本年度的未结算发票结转下年;下年度的发票结转下年;年结过来的发票同正常发票,以前期间的发票不能修改和删除,但是可以进行结算

4、付款单:发票结转下年时,其对应的付款单也结转

5、委外结算单:由存货核算进行年结,作为存货期初(bfirst=1),这些期初结算单在下年度是看不见的

6、委外入库单:年结下来的委外订单关联的入库单;年结下来的委外到货单关联的入库单;未核销完的入库单

;未结算完的入库单;年结过来的委外入库单注明“委外期初”标志

7、委外材料出库单:年结下来的委外订单关联的材料出库单;未核销完的材料出库单;年结过来的委外材料出库单注明“委外期初”标志

用友U8库存管理结转规则

1、非跟踪型存货

将现存量表中的现存量,扣除下年度单据的现存量后的结存,结转到下年度的收发记录表中,形成库存期初单,单据类型为34,打上库存期初标志,是审核后的状态,用户可弃审

将货位数据按‘存货+货位+自由项+批号’进行汇总后,结转到下年,打上期初标志。在收发记录表中找到有库存期初标志,单据类型为34的相同‘存货+自由项+批号’的记录,建立两者的关联。如果找不到收发记录表中对应的记录,系统应自动产生一条期初结存数据,存货、自由项、批号与货位期初结存一致,但数据和件数为零,并自动建立关联

2、跟踪型存货

未出完库的蓝字入库单整单结转,单据类型不变(即可能不是34),打上库存期初标记。同时将对应的出库记录结转到下年,单据类型不变,并打上期初库存标记。再根据蓝字入库单上的非跟踪型存货,生成回冲单,打上库存期初标记

将货位的入库减去与其相对应的出库的结存数,结转到下年,打上期初标志。在收发记录表中找到有库存期初标志单据类型不为34的子表ID,与结转下年的货位期初结存的对应收发记录子表ID号相同的记录,建立两者的关联。如果找不到收发记录表中对应的记录,系统会自动产生一条期初结存数据,入库单子表ID号、存货、自由项、批号与货位期初结存一致,但数据和件数为零,并自动建立关联

3、现存量表:将现存量表结转到下年

4、ROP采购计划:只结转未关闭的ROP采购计划

5、限额领料单:只结转未关闭的限额领料单

6、调拨申请单:只结转未关闭的调拨申请单

7、下年度的单据:将所有下年度的单据及对应的货位原样结转到下年

将销售系统中所有未出完库的销售发货单及发票全部结转下年,打上库存期初标志。直运类型的发货单和发票不结转

用友U8存货核算结转规则

1、未记帐的单据

将未记帐的采购入库单、产成品入库单、其他入库单、销售出库单、材料出库单、其他出库单、假退料单结转到下一年度的收发记录表中,并打上存货期初标记。

2、普通销售业务

如果用户选择记帐依据为‘销售发票’,则将未记账的销售发票,及其相关联的发货单和销售出库单一并结转下年。

如果用户选择记帐依据为‘销售出库单’,则将未记账的销售出库单,及其相关联的发货单和销售发票一并结转下年。

3、分期收款发出商品业务

如果分期收款发出商品的发货单,或其对应的销售发票或红字发货单,还有未记帐的单据,则将发货单及其对应的销售出库单、发票和红字发货单一并结转到下一年度。

4、委托代销业务

记账依据为‘发货单+发票’,如果委托代销发货单未结算完毕,或已结算完毕但对应的销售发票还有未记帐的单据,则将发货单及对应的销售出库单和发票结转到下一年度。

记账依据为‘销售发票’,则将未记账的发票,及对应发货单和销售出库单一并结转下年。

记账依据为销售出库单,则将未记账的销售出库单,及对应的发货单和销售发票一并结转下年。

5、直运业务:

采购发票:将采购系统未记帐的直运采购发票及其对应的采购订单、销售订单和销售发票结转到下一年度。

销售发票:将销售系统未记帐的直运销售发票及其对应的采购订单、销售订单和采购发票结转到下一年度。

7、存货明细账

先进先出、后进先出及个别计价结存:将辅助计价表中有结存的记录,结转到下一年的存货明细帐中,同时还要将计价表余额与明细账余额的差额结转下年。结转时按 ‘部门+仓库+存货+自由项+批号+科目’汇总明细账和计价表中的数据,将差额形成入库调整单,结转到下年的明细账中作为未记账的期初余额,单据号系统自动编号,单据日期取上一年的最后一天。

全月平均、计划价(售价)、移动平均结存:将存货明细账的结存结转到下年。

8、分期收款发出商品明细帐

将此明细帐中的发货单减其对应的发票或红字发货单后,计算出的发出商品余额结转下年。结转下年的发出商品明细帐用户不能修改。

9、直运明细帐

采购发票根据销售发票生成:将销售发票减对应的采购发票计算销售发票的结余数量和金额,销售发票要按单据逐张计算其结余,将结存数量或结存金额不为零的销售发票结转下年。

销售发票根据采购发票生成:将采购发票减对应的销售发票计算采购发票的结余数量和金额,采购发票要按单据逐张计算其结余,将结存数量或结存金额不为零的采购发票结转下年。

结转下年的直运采购发票和直运销售发票的期初余额中不显示。

10、跌价准备余额结转:将所有的跌价准备单按仓库+存货+科目汇总,将本次计提金额的合计减去本次冲回的合计,作为余额结转下年。

结转上年后,是期初记帐前的状态。用户可在期初数据中看到结转下来的期初数据,用户可修改。期初记帐后不能修改。全月平均、计划价(售价)、移动平均以各存货的总的期初余额显示;个别计价、先进先出、后进先出根据结转下来的计价辅助表以明细形式显示。

发出商品期初余额用户只能修改单价和金额,其他数据不能修改。

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